Privacy protocol afdeling Gendringen e.o.

Het bestuur van de Seniorenbond Gendringen e.o. hecht er aan dat de bescherming van persoonsgegevens op alle niveaus van de Afdeling uitgangspunt van handelen is. Onder persoonsgegevens worden in dit verband verstaan alle gegevens waarmee leden, gastleden, ereleden, deelnemers, vrijwilligers, donateurs, abonnees en overige relaties geïdentificeerd kunnen worden.

Om deze bescherming van persoonsgegevens te bevorderen, besluit het bestuur als volgt:

  1. Van iedereen die bij de Afdeling een bestuurlijke of uitvoerende functie heeft, verwacht het bestuur dat deze handelt in overeenstemming met privacywetgeving en met in achtneming van hedendaagse maatschappelijke opvattingen met betrekking tot de privacy van personen.
  2. De secretaris (of een ander aangewezen bestuurslid) heeft voor het Afdelingsbestuur een coördinerende rol met betrekking tot de bescherming van de privacy van leden en overige relaties van de Afdeling.De secretaris:
  • is in samenspraak met de ledenadministrateur aanspreekpunt bij vragen over de privacy;
  • gaat na met welke samenwerkingspartners eventueel afspraken over het hanteren van de privacy van leden gemaakt moeten worden en onderneemt hierin actie.
  1. Het bestuur stelt bijgaande privacyverklaring vast:
  • in de eigen nieuwsbrief volgt een bericht op welke wijze leden de volledige privacyverklaring kunnen inzien;
  • bij aanmelding kan het nieuwe lid een exemplaar van de privacyverklaring gegeven worden indien men daar prijs op stelt.
  1. In aanvulling op het protocol voor de ledenadministratie dat de Afdeling met KBO Gelderland (in 2014) heeft gesloten, besluit het bestuur dat:
  • persoonsgegevens uitsluitend in KBOLEDEN worden verwerkt. Hiervan wordt alleen afgeweken indien er naar het oordeel van het bestuur een dringende reden aanwezig is om toch een afzonderlijk bestand bij te houden. Er worden in dat geval schriftelijk afspraken gemaakt over de wijze waarop het bestand met persoonsgegevens wordt beschermd;
  • uitsluitend de ledenadministrateur volledige toegang tot de ledenadministratie heeft;
  • overige toegang tot de ledenadministratie beperkt blijft tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Deze toegang wordt beperkt tot de rol Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die toegangsrechten hebben gekregen.
  1. Er worden geen gegevens van leden, deelnemers en relaties met samenwerkingspartners en overige relaties gedeeld zonder nadrukkelijke toestemming van betrokkene.
  2. Met vrijwilligers die een rol als verwerker vervullen, wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten.
  3. Minimaal eenmaal per jaar wordt in een bijeenkomst met vrijwilligers aandacht besteed aan de wijze waarop in de Afdeling optimaal met de privacy kan worden omgegaan.
  4. De ICT-systemen (zoals pc, laptop, tablet) waarmee we toegang kunnen krijgen tot persoonsbestanden, worden jaarlijks gecontroleerd op een afdoende beveiliging tegen hacken, virussen, malware. Dient een actuele beveiliging te hebben.
  5. Een bestuurslid of vrijwilliger die data verliest, meldt dit onverwijld bij de secretaris. Deze beoordeelt, eventueel in samenspraak met het bureau van KBO Gelderland, hoe hierin binnen de wettelijke regels verder te handelen.

Vastgesteld in de vergadering van 11 september 2018.
A. Cornelissen, voorzitter/secretaris en H. te Boekhorst, penningmeester

Bron:
“KBO en de Algemene verordening gegevensbescherming”
“Handleiding voor KBO-Afdelingen” van KBO-Brabant – mei 2018